Nejprve na úvod. Soubor CSV je vlastně textový soubor obsahující oddělená data, z čehož vyplývá i název formátu CSV neboli Comma Separated Values. Nezřídka potřebujeme tato data dostat do tabulky v Excelu a my mu musíme říct, jak má data zpracovat a zobrazit. CSV soubor může být například export z databáze či cokoli jiného. První věc, kterou musíme vědět, že CSV soubor v Excelu neotevíráme, nýbrž importujeme jako externí textová data. Na import CSV souboru v Excelu se nyní zaměříme detailněji. Struktura CSV souboru může být například taková:

ID pacienta;Věk;Kouření;TK;Poslední kontrola;;25;64;ANO;130/95;červen 2017

Tato data chceme dostat do následující tabulky:

Při importu musíme Excelu říct, jak má data zpracovat, co patří do jedné buňky a jak má oddělovat řádky. Základním pojmem je zde oddělovač (angl. delimiter). Ten určuje, co patří do buňky a co ne. Ve výše uvedeném příkladu je oddělovačem středník – ten rozděluje data do buněk. Ukažme si to vše na praktickém příkladu, import CSV souborů není složitý, ovšem musíme mít na vědomí několik skutečností.

Začínáme importovat csv soubor do Excelu

S importem začneme pomocí načtení externích dat, v případě CSV jsou to data z textu.

Oddělovač nebo pevná šířka

V prvním kroku průvodce zvolíme, zda data jsou oddělena pevnou šířkou nebo oddělovačem. Ve většině případů zvolíme Oddělovač, tedy znak, který data sémanticky odděluje. Volba Pevná šířka se uplatní tehdy, pokud jsou data ve sloupcích s pevným počtem mezer. V obou případech je možno zvolit, na kterém řádku import začne, můžeme potřebovat pouze část souboru. Případně i kódování, ve většině případů jej Excel správně rozpozná.

Nyní se kroky rozvětvují. V případě pevné šířky uvidíme poté možnost nastavit pravítkem pevnou šířku sloupce bez ohledu na obsah dat, viz obrázek.

Z náhledu je vidno, že pro toto CSV nebude pevná šířka tím správným řešením. Vrátíme se zpět a zvolíme oddělovač. Uvidíme možnosti výběru oddělovače.

Zde se trochu zastavíme. Zaprvé, oddělovačů lze nastavit více, nikoli jen jeden. Zadruhé, vždy Vám dobře poslouží náhled, který zobrazuje, jak data ve sloupcích budou vypadat. Problém nastává nejen s čísly, ve kterých jsou čárky, mezery nebo tečky. V uvedeném příkladu, kdybychom nastavili oddělovač na čárku, budou samostatně ve sloupcích údaje o rozměrech a vypadalo by to takto:

Což určitě nechceme, rozdělila se data, která s k sobě sémanticky patří. Nastavíme-li oddělovač na Středník, pak to vypadá v pořádku. Ještě se zmíníme o textovém kvalifikátoru. Textový kvalifikátor je znak, který ohraničuje souvislý text. V praxi to znamená, že pokud bychom nastavili oddělovač například středník a někde se vyskytl text “První;druhý”, bude to v jedné buňce bez ohledu na to, že jako oddělovač je nastaven středník. Políčko Posloupnost oddělovačů jako jeden zatrhneme tehdy, obsahují-li data více oddělovačů za sebou a nechceme tak dostat prázdné buňky.

A přistoupíme k datovým typům.

Výběr datových typů sloupců

U oddělovače i pevné šířky je stejným krokem volba datových typů pro jednotlivé sloupce. U každého sloupce lze zvolit jiný typ. Označíme jej a zvolíme typ. Například pro číselné údaje chceme, aby se číslo opravdu chovalo jako číslo, jinde stačí text nebo obecný formát. Jsou zde možnosti dle obrázku:

Obecný formát nenastaví žádný konkrétní, Text bude text, Datum se nastaví jako datum a rovněž lze vybraný sloupec neimportovat. U volby Obecný lze ještě upřesnit, jak má Excel oddělovat desetinná místa a tisíce.

Import souboru do Excelu dokončíme

Po stisku tlačítka Dokončit se načte CSV soubor v požadovaných sloupcích a s příslušnými datovými typy. Import CSV souborů není nic náročného, jen správně zvolit oddělovač a datové typy, aby data byla seskupena tak, jak požadujeme.

Samozřejmě struktura CSV souboru může být mnohem složitější, než tento jednoduchý příklad. může obsahovat řadu datových typů včetně speciálních. Musíme pak vždy dobře nastavit oddělovače, kvalifikátor i datové typy. Velkou pomůckou je náhled v průvodci importem, který ukáže, jak s daným nastavením budou data vypadat ve finální podobě v tabulce. Pokud strukturu CSV souboru sami známe, je import o to snažší, jinak to může být zkoušení “pokus-omyl”, než nastavíme vše správně tak, aby data měla ve výsledné tabulce smysl.

Jak na import CSV souboru v Calcu

Poměrně dost uživatelů používá též Calc z balíku OpenOffice, resp. LibreOffice. Není to předmětem článku, ale jen malou odbočku nakonec. V Calcu není žádná přímá funkce importu dat, CSV se normálně otevírá a automaticky jsou nabídnuty možnosti převodu.

Možnosti jsou takřka stejné jako v Excelu, tedy nastavení oddělovačů, kódování i kvalifikátoru (zde Oddělovač textu).

Další informace obecně o importu CSV souborů v aplikaci Microsoft Excel najdete na webu Microsoftu.