Často potřebujeme tabulky v Excelu sdílet s jinými uživateli, ale zároveň chceme zabránit nechtěným úpravám. Microsoft Excel nabízí možnosti zamčení a sdílení sešitu nebo jednotlivých listů. Dokonce je možné určit zamčenou oblast v rámci listu.

Všechny možnosti pro sdílení a zamčení jsou na kartě Revize.

Lze uzamknout jednotlivé listy i celý sešit.

Zamčení listu a povolení oblastí

První možností je uzamčení listu. Zvolíte-li Zamknout list, máte možnost zadat heslo, které bude vyžadováno pro odemčení listu k úpravám jiným uživatelem. Rovněž je možno definovat některé činnosti, které i v uzamčeném listu bude moci uživatel provést. Viz dialogové okno na obrázku.

Tímto způsobem je tak možno nastavit, že například půjde v listu změnit formátování, ale uživatel nebude mít povoleno odstranit či vložit sloupce a řádky. Což může být velmi užitečné, že uživatel může provést formátovací úpravy, ale nemůže přidávat a odstraňovat data.

V rámci uzamčení listu je též možnost definovat určité oblasti buněk, které budou odemčené pro úpravy. Opět praktický příklad využití – uživatelé budou moci měnit hodnoty v jednotlivých sloupcích výpočtu, ale nebudou mít povoleno měnit sloupec s výsledkem, např. upravit vzorec. Odemknutí určité oblasti nastavíte pomocí volby Povolit uživatelům úpravy oblastí.

Taktéž zde je možné nastavit heslo pro odemknutí listu.

Zamknout a sdílení sešitu

Druhou možností je uzamčení celého sešitu. Dosáhnete tím de facto kompletního uzamčení celého souboru. Princip je podobný jako u listu. V sešitu lze uzamknout strukturu a okna.

Kliknete-li na Sdílet sešit, je možno nastavit opět heslo pro přístup k celému sešitu a především možnost povolení úprav více uživatelům zároveň. To je princip sdílení sešitu, tedy že na souboru pracuje více uživatelů ve stejný čas.

Sledování změn a revize

S možnostmi zamčení a sdílení tabulek rovněž souvisí i sledování změn. Tedy uživatelé navzájem uvidí, kdo provedl jaké změny v tabulce. Sledování změn zároveň povolí sdílení sešitu.

U sledování můžete nastavit kdy se má sledování provádět, kým a dokonce i definovat, ve kterých oblastech se mají změny sledovat. Pokud provedete v buňce změnu, uvidíte ihned poznámku o revizi v bublině u buňky. Každou změnu mají uživatelé mezi sebou přijmout nebo odmítnout.

Týmová spolupráce na tabulkách je často základem, tedy pokud na tabulkách pracuje více lidí. Právě k těmto účelům se využívá sdílení, uzamčení a sledování změn v sešitech. Lze tak sledovat změny, spolupracovat na tabulkách a zároveň uzamknout například konkrétní oblast proti nechtěným úpravám. Rovněž můžete využívat Ověření dat v sxcelu, kdy navíc budete mít kontrolu nad vkládanými daty.