Jelikož Excel i Access jsou programy z balíku Microsoft Office a oba pracují s tabulkovými daty, určitě očekáváme samozřejmou možnost importu dat mezi oběma programy. Také to jde a to poměrně jednoduše. Ukážeme si na velmi jednoduchých příkladech, jak provést import dat z Excelu do Accessu.

Načtení databáze z Accessu do Excelu

První případ je potřeba načtení databáze vytvořené v Microsoft Access do Excelu. Podobně jako například při importu CSV dat do excelu budeme potřebovat načtení externích dat.

Vybereme Z aplikace Access, najdeme soubor databáze (přípona ACCDB nebo MDB) a Excel se zeptá, zda chceme vložit jen tabulku nebo kontingenční tabulku.

Pokud zvolíme běžnou tabulku, vloží se tabulka databáze do Excelu včetně záhlaví sloupců definovaných v databázi. Pomocí tlačítka Vlastnosti lze nastavit některé pokročilé vlastnosti vkládání, například aktualizace nebo OLAP. Výsledná vložená tabulka se vloží s formátováním a záhlavím a vidíte i název vložené databáze.

Při volbě kontingenční tabulky se dostaneme na návrh kontingenční tabulky v Excelu, kde můžeme vybrat požadované sloupce načtené z databáze.

Import XLS souboru do Accessu

A nyní druhý směr, tedy v Accessu chceme importovat tabulku v XLS či XLSX formátu. Postup je obdobný, v Accessu budeme potřebovat opět načítání externích dat. A zvolíme Excel.

Následně se spustí průvodce načtením externích dat. V prvním kroku najdeme soubor, který chceme importovat a nechá se první možnost, tedy import do prázdné aktuální tabulky nové databáze. Druhá možnost je připojit XLS tabulku k jiné, již uložené databázi.

V druhém kroku lze zvolit, ze kterých listů se má import provést. Poté následuje volba, zda má tabulka záhlaví. Pokud zatrhneme, první řádek se použije jako záhlaví sloupců.

Poté následuje volba datových typů pro každý sloupec a možnost, zda má být indexován. Zvolíme-li ano, je dostupná volba, zda se mají povolit duplicity či nikoli.

Poslední dotaz průvodce je na vytvoření primárního klíče, ponecháme obvykle volbu, aby Access vytvořil klíč automaticky. Následně již nebrání nic vytvoření tabulky a zde je výsledek. Tabulka je včetně správných datových typů, které byly nastaveny v Excelu.

Spolupráce obou programů

Tím, že jsou oba programy součástí Microsoft Office, je provázanost a kompatibilita propracovaná. Samozřejmě naše ukázkové příklady jsou velmi jednoduché, v praxi se můžete setkat s různými problémy a budete muset nastavovat datové typy, atd. Je však vidět, že import dat z Excelu do Accessu mezi oběma aplikacemi je v zásadě snadný. Pracujete-li s oběma programy, především pro méně rozsáhlá data poslouží import výborně a lze tak spojit práci v Excelu i Accessu.

Co se týče práce s databázemi, pro pokročilé uživatele se může hodit návod ke spouštění SQL dotazů v Excelu.