Business Intelligence (BI) nástroje pro reportování umožňují podnikům analyzovat data z informačních systémů, objevovat v nich trendy a data vizualizovat tak, aby podnik dosáhl lepších výsledků.

Zařazení reportingu z hlediska podnikové architektury

BI team má na starosti široké spektrum činností (jak můžete vidět na schématu níže). V ideálním případě jsou data z informačních systémů (CRM, ERP) nejprve vytěžena a následně uložena do denormalizovaných datových struktur => Datový sklad (Data warehouse).

Nahrávání do datového skladu probíhá obvykle v noci nebo o víkendu (v případě že není potřeba denní load). Z datového skladu je možné data potom rovnou reportovat, případně mohou data ještě procházet nějakými dalšími transformacemi za účelem vytváření OLAP kostek apod. To se už nacházíme na úrovni velkých podniků – korporací a větších BI teamů.

U měnších a středních podniků jsou data často pomocí nějakého nástroje pro reportování vizualizována a reportována přímo ze zdrojového systému (datový sklad není levný). U velkých podniků toto není možné z mnoha důvodů – zpracovává se obrovské množství dat a datové transformace, které je potřeba udělat před tím než se data vyreportují trvají dlouho (třeba i hodiny).

V každém případě, pokud se budeme bavit o reporting nástrojích, tak se bavíme o červeně označené části BI architektury schématu.

Úkol nástrojů pro podnikový reporting

Reportovcí nástroje mají 1 klíčový úkol. Tím je vizualizace často obrovského a nesrozumitelného množství dat do formy srozumitelné tak, aby uživatel reportu (manažer) byl schopen rozeznat důležité informace/trendy a mohl na základě toho vykonat nějakou manažerskou akci. Například:

• Odměnit obchodního zástupce protože má výborné výsledky a chceme jej dále motivovat
• Provést hlubší analýzu provozních nákladů, protože klesá EBITDA
• Vyřadit produkt z nabídky protože má zápornou marži

Často si lidé myslí, že reportovací tool je perpetum mobile, stačí do něj narvat data a ono z toho něco vypadne. K vybudování kvalitního reportingu je potřeba mít

• Koncepci = určit si klíčové ukazatele pro výkonnost podniku (KPI)
• Na základě Key performance indicators KPI navrhnout sadu reportů
• Kvalitního člověka který
  • Strategii pomůže manažerům navrhnout
  • Provede analýzu zdrojových systémů a zjistí jestli jsou v nich potřebná data v potřebné stukruře. Pokud ne, tak sjedná nápravu. Např: manažeři chtějí sledovat profitabilitu zakázek, ale ne všechny náklady se rozúčtovávají v účetním systému na zakázky. Je potřeba s účetními vykomunikovat a zajistit proces vedoucí k nápravě.
  • Vytvoří kvalitní a přehledné reporty

Často vidím, že koncepce úplně chybí a reporty se vytvářejí jako na běžícím páse jak si zrovna manažeři vzpomenou. Ve finále si jednoho dne manažer uvědomí, že má celkem 50 reportů, na každé KPI 5 a pořádně neví do kterého reportu se podívat => nemá v reporty důvěru, má tendenci data ověřovat, bojí se udělat rozhodnutí.

Funkce a možnosti reportovacích nástrojů

Dobré reporting tooly vám poskytnou nepřeberné množství funkcí jak s daty pracovat, zabezpečení a vizualizace dat. Jak už jsem zmínil, tak samotný tool není perpetum mobile a je potřeba aby jej obsluhoval člověk, který má s daty nějaké zkušenosti. Pokud takového člověka máme (interně nebo externě), tak toto jsou obecně funkce, které mu reporting tool umí nabídnout:

• Možnost připojení na různé datové zdroje ve kterých leží informace – Excel, SQL databáze, OLAP, txt a mnoho dalších
• Data je možné po natažení do reporting toolu dále upravovat – vytvářet metriky nebo počítané sloupce/objekty, protože je často potřeba data upravovat do vhodné struktury
• Možnost filtrování výstupu reportu dle parametrů/filtrů
• Široká nabídka vizualizací (grafy, tabulky, matrix). Ty nelepší tooly mají možnost importování vlastních vizualizací
• Možnost tisku

Příště se podívám jak vypadá trh s BI reporting nástroji a sestavím seznam nejlepších nástrojů.