Tabulku nebo základní graf v Excelu umí připravit kde kdo. Hodnotný reporting v excelu, který prezentuje důležité informace v přehledné podobě je už něco, s čím je potřeba si hodně pohrát. To neplatí jen pro Excel tabulkáře, ale platí to obecně vč. Business intelligence reportingu.

Představte se v roli vytíženého manažera (pokud jím už nejste), který potřebuje pro své rozhodnutí informace. V ideálním případě máte jako manažer nastaven pravidelný reporting oblastí (typicky měsíčně), které vás zajímají – finance, operation, sales, marketing apod.

Co určite nechcete je:

• Mít přehršel reportů a nevědět pořádně do kterého se podívat
• Mít reporty ve zbytečném detailu. Manažer potřebuje jednoduchou informaci s kontextem. Na analýzu detailu a kauzalit má datové analytiky, kterých se může doptat
• Nechcete koukat do nepěkných reportů, které mají spoustu grafů a jsou nepřehledné. Report se bojíte někomu ukázat, protože není reprezentativní.
• Nechcete příliš složité a překombinované excelové reporty. Platí jednoduchá úměra. Čím složitější reporting v excelu (nepřehlednost, překombinovanost), tím se stává často méně spolehlivým. V některých reportech se složitým vzorcům nevyhneme, ale i tady platí, že by vzorce měly být konzistentní (stejné pro každou buňku) a neměly by tam být skryté zafixované hodnoty na které později zapomeneme. Důležité parametry by se měly měnit z jednoho místa. V konečném důsledku složitým, nevhodně sestaveným reportům časem přestanete věřit a budete vymýšlet další report…a další, další. Za pár let máte desítky zbytečných reportů a spoustu neefektivně vynaložených peněz.

Co byste asi chtěli (nebo měli chtít):

• Mít pár klíčových reportů obsahující pouze informace, které jsou pro vaši oblast nejdůležitější
• Na první pohled do reportu by měli být vidět jak stavové veličiny, tak trendy – jako například v tomto finančním reportu který jsem dělal pro jednoho klienta
• Manažer by neměl nad reportem strávit mnoho času.
  • Otevřít report
  • Vstřebat informace během několika minut
  • Zavřít a udělat akci pokud je potřeba
• Report si můžete jednoduše vytisknout a ukázat vašim business partnerů

Zadání příkladu – Reporting v excelu – základní finanční veličiny

Dejme tomu, že jako člověk zodpovědný za reporting máme od manažera za úkol připravit velmi jednoduchý report v přehledné podobě ve stylu “něco připrav, pak se na to podíváme”. Report se bude reportovat pravidělně každý měsíc.

Pozn: Pro účely příkladu jsou čísla vymyšlená a ilustrativní + v reálném světě reportujeme složitější libůstky. Tady s tím to si ale vystačíme, chci zde ukázat pouze jakýsi koncept myšlení při reportingu

K dispozici máme základní data o naší společnosti, které se nacházejí v našem účetním systému:

1. Datum (Reporting date) – datum ke kterému se vztahuje reportovaná hodnota. K dispozici máme data od 31.1.2017 – 31.3.2019
2. Počet zaměstnanců k reporting date
3. Tržby
4. Mzdové náklady
5. Režijní náklady
6. Ostatní náklady
7. Náklady celkem (4+5+6)
8. Hrubý zisk (3-7)

V excelu by tyto veličiny vypadaly nějak takto:

Jak nedělat reporting v Excelu

Podle mých zkušeností mají v lepším případě většinou lidé následující myšlenkové pochody:

• Hm,  na osu x šupnu datum to je jasný
• V tabulce jsou vidět všechny informace, však si to ten manažer najde
• Musím tam dát nějaké grafy aby to vypadalo…Nejdůležitější jsou určitě Tržby, Hrubý zisk, Náklady a počet zaměstnanců…jo to tam dám
• Hlavně se s tím moc nemazat

V horším případě dostane vágní zadání technicky orientovaný IT specialista bez finančního backgroundu (v případě reportu v nějakém podnikovém systému). Nemá ani páru o tom co je podstatné a co ne a vznikne z toho ještě větší průšvih.

Ve finále pejsek a kočička uvaří něco takového (viz. screen níže)…ok někomu to může asi stačit. Pak už asi dál číst nemusíte.

Co je dobře:

• Analytik správně identifikoval důležité metriky – OK
• Analytik se snaží o vizualizaci – OK

Co je špatně:

• Grafy ukazují trendy separátních veličin, ale už s nich není vidět jak závisí jedna veličina na druhé. Nebylo by zajímavé vidět v jednom grafu jak se hýbou tržby a současně hrubý zisk? V podstatě na první pohled vidíme, že náklady rostou; tržby rostou; hrubý zisk je rozkolísaný a roste..to je málo, chybí kontext.
• Chybí nějaká relativní veličina, třeba % změny tržeb (meziměsíční změna)
• Tabulka není nijak naformátovaná. Manažer bude mít problém rychle se v ní orientovat. Součtové hodnoty nejsou zvýrazněny. Metriky nemají oddělovače tisíců
• Chybí připravenost reportu pro rychlý tisk

Jako ad hoc report je to asi v pohodě, jako report, který se bude pravidelně reportovat na měsíční bázi a dost možná bude kolovat po firmě a bude si ho někdo chtít vytisknout už to dobrý není.

Jak vypadá hodnotný report se stejnými daty?

Dal jsem si za úkol během 1 hodiny report zlepšit. Není to moc času, ale i tak se dá report dost zkvalitnit.

• Report má jen 2 grafy
  • Tržby s hrubým ziskem. Hrubý zisk jako nejdůležitější metrika dominuje a hodnoty jsou vizualizované (kladný zisk zeleně a záporný červeně).
  • Vývoj a rozpad nákladů. Tady bude manažera asi zajímat jak se hýbou náklady meziměsíčně (červená křivka). Pokud je v nákladech nějaký velký výkyv třeba jako v dubnu 2017, tak to okamžitě uvidí. Může zadat nějakou dodatečnou ad hoc analýzu nákladů nebo se doptat na účtárně. Z tabulky také vidí, že se přijali 2 noví zaměstnanci a vzrostly mzdové náklady. Příklad: Díky reportu (červené křivce relativní změny nákladů) a dotazu na účtárnu se manažer třeba dozví, že jsou částečně zaúčtované náklady do špatného období a měly být zaúčtovány do března 2017 – tam byl zase výrazný pokles. Pokud se podíváte do původního reportu, tak tam by výkyv nákladů mohl snadno přehlédnout.
• Tabulka je připravena tak, aby se v ní daly snadno hledat informace. Pokud uvidím v grafu nějaký výkyv, tak hodnoty snadno a rychle v tabulce dohledám (u tržeb a nákladů jsou indikátory). Stejně tak při pohledu do tabulky vidím jak vypadá zisk a rychle se zorientuju, ve kterém období byl hrubý zisk kladný/záporný (opět indikátory).
• Report je připraven pro tisk

Pro solidní zpracování reportu jsme využili znalosti z článku, kde jsem sepisoval jak vytvořit pěkný graf v excelu a taky samozřejmě podmíněné formátování jako vizualizační prvek v tabulce.

Jsem si jistý, že něco podobného zvládnete i vy případně vám s tím rád pomůžu. Pro reporting hodně komplexních nebo objemných dat zkombinovaných z několika podnikových systémů, které už se třeba nevlezou do excelu budete možná potřebovat databázi nebo datový sklad.

Jak report ve finále bude vypadat a jestli se bude manažerovi líbit není vůbec podstatné. To záleží na něm a je to docela subjektivní. Chtěl jsem ukázat to, že solidní reporty nejsou jenom o tom něco naklikat do grafu nebo zkopírovat do Excelu tabulku odkudsi. Vyžadují přemýšlení, zkušenosti, empatii a umění předat informaci někomu jinému. Většina dovedností se naštěstí dá postupně získat zkušenostmi nebo naučit.