Chtěl bych ze využít příležitosti podělit se s Vámi o podrobnosti o jednom projektu, který jsem nedávno dokončil. Jednalo se o tvorbu zcela nového manažerského reportingu na zelené louce. Chtěl bych, aby tato případová studie na téma Finanční reporting a manažerská výsledovka ukázala, že vytvoření solidního reportingu může být rychlé, vizuálně přitažlivé a hlavně v nástroji, který každý zná – Excel.
Všechny finanční údaje v tomto článku jsou anonymizovány
Parametry projektu a zadání – Monthly reporting
Na první schůzce jsem si CEO pozorně vyslechl. Zjistil jsem, že měsíčně tráví cca 1-2 dny sestavením měsíčního reportu, který je náchylný na nepřesnosti, protože je tam spousta manuálních zásahů.
Bojuje i s budgetováním a chybí mu přehledný nástroj pro reporting výsledovky, vyhodnocení výsledků proti budgetu a minulému období. Rovněž chybí přehledné vizualizace, ze kterých by na první pohled bylo vidět co se děje ve firmě bez nutnosti jít hluboko do čísel z účetnictví.
Také jsme se pobavili o struktuře jeho podnikání a narazili jsme na potřebu ještě k reportingu účetní jednotky přilepit manuální adjustmenty – tedy něco na způsob konsolidace. Dohodli jsme se tak, že mám naprostou volnost, protože CEO má omezené časové možnosti a nechceme moc v projektu iterovat
Navrhnul jsem tedy hned na 1. schůzce další postup, očekávanou dobu trvání projektu, která byla vzhledem k mým zkušenostem s reporty tohoto typu přijata. Indikační nacenění na 8MD +/- 2MD
Jak vytvořit manažerský reporting v Excelu – steplist
Před 2. koordinační schůzkou jsem si vše rozmyslel a přišel jsem s následujícím fahrplánem. Cílem je připravit Excel soubor, který umí zajistit:
- Stažení dat z účetnictví Pohoda (automaticky přes T-SQL nebo ručně exportem dle preferencí klienta). Provedení potřebných transformací před reportingem
- Reportuje výsledek hospodaření ve formátu přehledné manažerské výsledovky přes kategorie, na které je klient zvyklý
- Srovnává výsledek hospodaření za určitý měsíc vůči (a) budgetu a (b) minulému účetnímu období
- Uživatel si může zvolit jakou optikou se chce na data dívat a) měsíční výsledek b) Year to date kumulativní výsledek
- Umí si poradit s manuálními adjustmenty – tedy “doúčtování” položek až na úrovni Excelu a tyto manuální adjustmenty jsou navzorcovány automaticky do reportingu
- Musí umět budgetovat po kategoriích a tento budget musí být navzorcován do reportingu
- Excel má mít řídící sheet, který obsahuje přehledné vizualizace výsledků
Veškeré požadavky musí být mezi sebou provázány vzorci, to znamená, že pokud něco změníme v budgetu nebo nahrajeme nová data, tak se nám celý excel automaticky přepočítá včetně grafů. Všechny parametry řízeny z 1 místa.
Ukázkové náhledy manažerského reportingu a grafů
1) Řídící list – firma jako na talíři – grafy budget, skutečnost, minulé období
V horní části máme parametry, na které reaguje celý soubor. Níže vidíme první z grafů zobrazující celkový výsledek hospodaření vs budget vs minulé období. Černá přerušovaná křivka nám ukazuje jak si vedeme proti budgetu. Zároveň klientovi poskytuji návod jak celý excel obsluhovat s odkazy na jednotlivé listy.
Pokud zvolíme v parametrech, že reporting date je pro nás září a chceme měsíční pohled, vše se přepočítá viz níže – vidíme že nyní jsou v grafu pouze měsíční výsledky do září. Mění se i nadpisy a popisky grafů.
Mezi další grafy patří například rozklad výsledku hospodaření na výnosy a náklady
Pokud nás zajímá struktura a plnění budgetu na nákladech, tak k tomu slouží další grafy, které rozpadají náklady na nadefinované kategorie, např. Personální náklady a Provozní náklady.
2) Manažerská výsledovka – minulé období, skutečnost, budget
Da dalším listu máme výsledovku, která reaguje na zvolené parametry z řídícího listu. Vidíme tu strukturu výsledovky, kterou jsme si nadefinovali a navedli do ní výsledky pomocí mapovacího můstku. Máme tu:
- Poslední 2 uzavřená období (2021, 2022)
- Skutečnost (2023/11 year to date)
- Budget a odchylky proti budgetu včetně podmíněného formátování
- Minulý rok a odchylky proti skutečnosti
Pokud mě nezajímá Year to Date (kumulativní výsledek od ledna-listopadu), tak vlezu na řídící list a přepnu pohled na měsíční. Tak vidím jak dopadl pouze listopad 2023 – vidíme, že nám listopad z velké části vysvětluje průšvih na neplnění budgetu za 1-11/2023. Každá sekce výsledovky lze zobrazit po měsících pro další hloubání.
Každá sekce výsledovky lze zobrazit po měsících pro další hloubání.
Závěrečné vyhodnocení projektu finanční monthly reporting
- Časová náročnost finální cca 5 MD (cca 40h) tj. cca polovina odhadu – velmi dobrá komunikace a spolupráce s klientem. Svou roli také hrálo to, že jsem v minulosti již připravoval mnoho takových reportů.
- Klient již reportuje, postupně řešíme marginální doplnění funkcionalit. Byl mi reportován 1 malý bug, který byl opraven do 30 minut. Výborná zpětná vazba a poměr cena/výkon
Celý showcase v pdf si můžete stáhnout na tomto odkaze
